Битрикс24 – это мощный инструмент для организации рабочих процессов в компаниях различных масштабов. Одной из важных функций данной платформы является возможность эффективного управления процессом отпусков сотрудников. В этой статье мы расскажем вам, как правильно настроить этот процесс в Битрикс24.
Первым шагом в организации отпускного процесса будет создание специальной формы запроса на отпуск. Для этого необходимо открыть раздел «Сервисы» в вашем аккаунте Битрикс24 и выбрать «Отпуска». Затем вы можете создать свою форму, в которой указать все необходимые поля для заполнения: даты начала и окончания отпуска, причину, контактную информацию и другие параметры, которые вам важны. Можно также использовать шаблоны форм, предложенные самой платформой, чтобы упростить процесс. После создания формы вы можете опубликовать ее и начать сбор запросов.
Далее настраиваем процесс утверждения отпусков. В Битрикс24 вы можете создать специальные рабочие группы для этого. В них будут состоять менеджеры, которые будут принимать решение об утверждении или отклонении запросов сотрудников. Внутри группы можно назначить одного или нескольких ответственных лиц, которые будут заниматься рассмотрением запросов и принимать решения. Также они могут оставлять комментарии и отправлять уведомления сотрудникам о решении по их запросам. Вся информация о рассмотрении запросов будет храниться в системе и доступна для просмотра участникам рабочей группы.
Как организовать процесс отпусков
1. Настройте календарь отпусков:
— Зайдите в раздел «Компания» и выберите «Календарь отпусков».
— Создайте новый календарь и назовите его «Отпуска».
— Установите доступ к календарю для всех сотрудников, которые будут использовать эту функцию.
2. Создайте виджет отпусков:
— Вернитесь на главную страницу и выберите пункт «Виджеты» в верхнем меню.
— Нажмите на «Добавить виджет» и выберите «Календарь отпусков».
— Настройте виджет, указав календарь «Отпуска», а также выберите необходимые отображаемые поля.
— Сохраните настройки виджета и закройте редактор виждетов.
3. Определите ответственного за управление отпусками:
— Зайдите в раздел «Справочники» и выберите «Сотрудники».
— Найдите ответственного сотрудника и отредактируйте его профиль.
— В разделе «Отпуска» нажмите на «Редактировать» и выберите роль «Ответственный».
— Сохраните изменения в профиле.
4. Создайте журнал отпусков:
— Зайдите в раздел «Сервисы» и выберите «Журналы».
— Нажмите на «Добавить» и выберите тип «Журнал отпусков».
— Настройте журнал, указав его название и выбрав календарь «Отпуска».
— Укажите ответственного сотрудника, которому будет доступен журнал.
5. Уведомляйте сотрудников о статусе отпусков:
— Зайдите в раздел «Сервисы» и выберите «Настройки сервисов».
— Нажмите на «Уведомления» и выберите «Задачи».
— Настройте уведомления для сотрудников, чтобы они получали уведомления о статусе своих отпусков.
Теперь вы готовы организовать процесс отпусков в Bitrix24 и обеспечить комфорт и эффективность работы вашей команды!
Шаг 1: Создание календаря отпусков
Для создания календаря отпусков перейдите в раздел «Календарь» в меню слева и нажмите на кнопку «Создать календарь».
В появившемся окне введите название календаря, например «Отпуски», и выберите цвет, которым будут обозначены отпуска на календаре.
Далее установите права на календарь. Например, вы можете разрешить только администраторам или HR-специалистам редактировать отпуска, а остальные сотрудники смогут только просматривать информацию.
После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь у вас есть календарь отпусков, который можно использовать для планирования и отслеживания отпусков сотрудников вашей компании.
Шаг 2: Создание списка сотрудников
Для организации процесса отпусков в Битрикс24 необходимо создать список сотрудников, которые будут принимать участие в этой системе. В список следует включить всех сотрудников, нуждающихся в отпуске, а также тех, кто будет управлять процессом отпусков.
Для создания списка сотрудников выполните следующие действия:
- Войдите в свою учетную запись Битрикс24.
- Откройте модуль «Кадры» в левой навигационной панели.
- Выберите раздел «Сотрудники» в подразделе «Кадровая служба».
- На странице «Сотрудники» нажмите кнопку «Добавить нового сотрудника».
- Заполните необходимые поля, такие как ФИО, должность, контактная информация и др.
- После заполнения всех полей нажмите кнопку «Сохранить».
- Повторите шаги с 4 по 6 для каждого сотрудника, которого необходимо добавить в список.
Теперь у вас есть список сотрудников, готовый к использованию в системе отпусков в Битрикс24. Вы можете продолжить настройку процесса отпусков, добавляя сотрудников в нужные группы, назначая ответственных лиц и т.д.
Шаг 3: Назначение ответственного за отпуска
Определите сотрудника, который будет отвечать за организацию и управление процессом отпусков. Назначение ответственного позволит сократить время, затрачиваемое на согласование и обработку заявок.
Для назначения ответственного за отпуска выполните следующие шаги:
- В меню слева выберите раздел «Кадры».
- В открывшемся подразделе выберите вкладку «Отпуска».
- Нажмите кнопку «Настроить ответственных».
- В таблице «Ответственные за отпуска» нажмите кнопку «Назначить ответственного».
- Выберите сотрудника из списка или добавьте нового сотрудника.
- Нажмите кнопку «Назначить».
Теперь выбранный сотрудник станет ответственным за отпуски в компании. Он будет получать уведомления о новых заявках, согласовывать их и осуществлять контроль над процессом.
Шаг 4: Установка прав доступа
После того как вы создали календарь отпусков и настроили его параметры, необходимо установить права доступа для сотрудников.
В Битрикс24 существуют четыре уровня доступа:
| Уровень доступа | Описание |
|---|---|
| Чтение | Сотрудник может только просматривать информацию о календаре отпусков. |
| Запись | Сотрудник может просматривать, создавать и редактировать свои записи в календаре отпусков. |
| Редактирование | Сотрудник может просматривать, создавать и редактировать все записи в календаре отпусков. |
| Полный доступ | Сотрудник имеет все права доступа к календарю отпусков, включая возможность управлять доступом других сотрудников. |
Для установки прав доступа:
- Откройте календарь отпусков.
- Нажмите на кнопку «Настроить доступ».
- В открывшемся окне выберите сотрудников и установите для них нужный уровень доступа.
- Нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь у каждого сотрудника будет свой уровень доступа к календарю отпусков, что позволит эффективно организовать процесс отпусков в вашей компании.
Шаг 5: Оформление заявки на отпуск
Для оформления заявки на отпуск в Битрикс24 необходимо выполнить следующие шаги:
| Шаг | Действие |
| 1 | Открыть приложение «Отпуска и командировки» в левом меню панели управления. |
| 2 | Выбрать раздел «Мои заявки» в верхнем меню приложения. |
| 3 | Нажать кнопку «Оформить заявку». |
| 4 | Заполнить данные о дате начала и окончания отпуска. |
| 5 | Выбрать причину отпуска из предлагаемого списка или указать свою. |
| 6 | Добавить комментарий к заявке, если необходимо. |
| 7 | Нажать кнопку «Отправить на согласование». |
После отправки заявки на согласование, она будет направлена руководителю для рассмотрения. Вы сможете отслеживать статус своей заявки в разделе «Мои заявки».
Шаг 6: Утверждение заявки
После того как заявка на отпуск была создана и заполнена сотрудником, она должна быть утверждена руководителем. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Перейти на страницу заявки на отпуск.
- В правом верхнем углу страницы нажать на кнопку «Утвердить».
- В появившемся окне подтвердить утверждение заявки.
- Если необходимо, добавить комментарий к утверждению заявки.
- Нажать на кнопку «Сохранить», чтобы применить изменения.
После того как заявка была утверждена руководителем, сотруднику придет уведомление о том, что заявка была принята. Также вся информация о заявке будет доступна в личном кабинете сотрудника. Если заявка не была утверждена, сотруднику также придет уведомление с причиной отказа.
Утверждение заявки является важным шагом в процессе отпусков, так как оно дает возможность руководителю контролировать количество одновременно отсутствующих сотрудников и планировать рабочий процесс в период отпусков.